ARBEITSRECHT
Ab 2025 kommen die digitalen Arbeitsverträge
Autor: Dipl.-Jur. Jens Usebach, LL.M. - Rechtsanwalt
zuletzt bearbeitet am:
Aussicht
Dieser Schritt wird von Personalverantwortlichen schon lange gefordert, da er eine erhebliche Erleichterung im Bewerbungs- und Einstellungsprozess bedeutet. Zukünftig ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, Arbeitsverträge digital zu schließen, beispielsweise per E-Mail. Dies spart Zeit und Aufwand, da der lästige Papierkram entfällt und Verträge schnell und unkompliziert abgeschlossen werden können.
Allerdings gibt es auch Ausnahmen von der Digitalisierungspflicht. So sind zum Beispiel Arbeitsverträge, die einer notariellen Beurkundung bedürfen, weiterhin in Papierform zu unterzeichnen. Auch bei besonderen Vertragsbedingungen oder rechtlichen Unklarheiten kann auf eine digitale Unterzeichnung verzichtet werden.
Mit dem BEG IV setzt die Regierung einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung von Verwaltung und Bürokratie. Unternehmen und Arbeitnehmer können von den neuen Regelungen profitieren und von den Effizienzgewinnen durch die digitalen Prozesse profitieren. Es ist zu erwarten, dass weitere Schritte in diese Richtung folgen werden, um die Verwaltung weiter zu modernisieren und zeitgemäß zu gestalten.
Aktuell
Aktuell bestehen noch Hemmnisse für die Digitalisierung von Arbeitsverträgen aufgrund bestehender gesetzlicher Regelungen. Das Nachweisgesetz verlangt vom Arbeitgeber, jedem Arbeitnehmer ein eigenhändig unterzeichnetes Schriftstück mit den wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen. Da diese Bedingungen bisher im Arbeitsvertrag festgehalten werden, gibt es praktisch einen Schriftformzwang für Arbeitsverträge. Vor allem die Regelung zum Ende des Arbeitsverhältnisses bei Erreichen der Regelaltersgrenze muss gemäß der aktuellen Rechtslage ebenfalls schriftlich festgelegt werden.
Umsetzung
Mit dem BEG IV hat der Gesetzgeber Hemmnisse beseitigt, die es Arbeitgebern erschweren, den Nachweis der vertraglichen Bedingungen ihrer Mitarbeiter in einer effizienten Weise zu führen. Ab Januar 2025 ermöglicht eine Änderung des Nachweisgesetzes Arbeitgebern, den Nachweis der Vertragsbedingungen im Sinne von Paragraf 126b BGB in Textform abzufassen und elektronisch zu übermitteln. Dies bedeutet, dass die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden kann, wobei keine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, sondern lediglich die Benennung des Erklärenden. Selbst eine elektronisch qualifizierte Signatur wird nicht benötigt. Auch E-Mails können als Textform dienen.
Allerdings können Arbeitgeber die Textform gemäß Paragraf 2, Absatz 1 Satz 2 des ab 2025 geltenden Nachweisgesetzes unter bestimmten Voraussetzungen wählen: Das Dokument muss für den Mitarbeiter zugänglich sein, er muss in der Lage sein, es selbst zu speichern und auszudrucken, und die Sicherheitseinstellungen der Datei dürfen dies nicht verhindern. Es wird empfohlen, besonders bei PDF-Dateien darauf zu achten. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter außerdem auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Für die Klausel in Arbeitsverträgen, die besagt, dass das Arbeitsverhältnis mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze endet, wird ebenfalls ab dem Jahreswechsel 2025 die einfache Textform ausreichend sein, wie in Paragraf 41 Absatz 2 SGB V festgelegt.
digital als PDF
Durch die geplanten Änderungen wird es zukünftig möglich sein, Arbeitsverträge in digitaler Form abzuschließen. Ab dem Jahr 2025 können Arbeitgeber unbefristete Arbeitsverträge als PDF-Datei zur Verfügung stellen. Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Verträge rechtskräftig zu unterzeichnen. Dies kann beispielsweise mittels spezieller Programme erfolgen, oder aber durch Ausdruck, eigenhändige Unterschrift und anschließender Übersendung als eingescanntes Dokument. Auch die digitale Unterschrift, zum Beispiel auf einem Smartphone, ist möglich.
Dank der neuen Regelungen im Nachweisgesetz wird es künftig sogar möglich sein, Arbeitsverträge ohne physische Unterschrift abzuschließen. Durch den Hinweis „ohne Unterschrift gültig“ könnten Verträge in Zukunft auch ohne Unterschrift rechtlich bindend sein. Diese Formerleichterungen gelten ebenfalls für Änderungen von Arbeitsbedingungen in bestehenden Beschäftigungsverhältnissen. Somit sind ab dem Jahr 2025 auch Änderungs- und Ergänzungsvereinbarungen zu Arbeitsverträgen in digitaler Form möglich.
Ausnahmen & Einschränkungen
Gemäß Paragraf 14 Absatz 4 des Teilzeit– und Befristungsgesetzes (TzBfG) müssen Befristungsvereinbarungen weiterhin schriftlich abgeschlossen werden, mit einer Ausnahme für Befristungen bis zum Erreichen der Regelaltersgrenze der Rentenversicherung. Eine elektronische Vertragsschließung per E-Mail ist für Arbeitsverträge mit anderen befristeten Vereinbarungen nicht zulässig.
Auch die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots gemäß Paragraf 74 Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) muss schriftlich erfolgen.
Bestimmte Branchen, die in Paragraf 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannt werden – darunter das Baugewerbe, Gaststättengewerbe, Speditionen und die Fleischwirtschaft – sind von den Erleichterungen im neuen Nachweisgesetz ausgenommen.
Nach Paragraf 2 Absatz 1a des Nachweisgesetzes muss die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen von Praktikantinnen und Praktikanten nur dann schriftlich festgehalten werden, wenn das Praktikum nicht dem Mindestlohn unterliegt.
Arbeitgeber müssen auch bei digitalen Arbeitsverträgen die Verschärfungen des Nachweisgesetzes beachten, um Bußgelder zu vermeiden. Es ist ratsam zu überprüfen, ob alle erforderlichen Angaben im Arbeitsvertrag vorhanden sind.
Mitarbeitenden, die dies explizit verlangen, muss gemäß Paragraf 2 Absatz 1 Satz 3 des Nachweisgesetzes 2025 die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich ausgehändigt werden.
Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag muss gemäß Paragraf 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ebenfalls schriftlich erfolgen.
Sonderfall: Tarifverträge
Die Einhaltung tarifvertraglicher Formregelungen ist von großer Bedeutung, sobald ein Arbeitsverhältnis durch einen Tarifvertrag geregelt wird. Je nach Branche können sich hierbei unterschiedliche Anforderungen ergeben, die im Arbeitsvertrag beachtet werden müssen.
Beispielsweise schreibt der Manteltarifvertrag für Beschäftigte der Metall- und Elektroindustrie in Baden-Württemberg vor, dass der Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden muss. Entsprechend fordert auch der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) eine schriftliche Vereinbarung des Arbeitsvertrags. Diese Formerfordernisse sind für diejenigen verbindlich, die an diese Tarifverträge gebunden sind. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften führt jedoch nicht zwingend zur Nichtigkeit des Arbeitsvertrags, sondern kann tarifrechtlich geahndet werden.
Im Gegensatz dazu legt der Manteltarifvertrag für Sicherheitskräfte an Verkehrsflughäfen fest, dass Arbeitsverträge gemäß dem Gesetz über den Nachweis der wesentlichen Bedingungen abzuschließen sind. Es handelt sich hierbei um eine deklaratorische Regelung, die ab 2025 auch elektronische Arbeitsverträge ermöglicht, wie vom Bundesarbeitsgericht entschieden wurde.
Ebenso regelt der Bundesrahmentarifvertrag Bau, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden müssen. Aufgrund der Tatsache, dass die Baubranche dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegt, bleibt das bisherige Schriftformerfordernis bestehen.
Es ist also wichtig, die Formregelungen in Tarifverträgen genau zu beachten, um mögliche Konsequenzen bei einer Nichtbeachtung zu vermeiden und die Arbeitsverhältnisse rechtssicher zu gestalten.
Rechtsanwalt & Fachanwalt für Arbeitsrecht Dipl.-Jur. Jens Usebach LL.M. von der kanzlei JURA.CC bearbeitet im Schwerpunkt das Kündigungsschutzrecht im Arbeitsrecht. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht vertritt Mandanten außergerichtlich bei Aufhebungsverträgen und Abwicklungsverträgen bei der Kündigung des Arbeitsvertrages durch den Arbeitgeber. Soweit erforderlich erfolgt eine gerichtliche Vertretung bei der Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht mit dem Ziel für den Arbeitnehmer eine angemessene und möglichst hohe Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes, ein sehr gutes Arbeitszeugnis für zukünftige Bewerbungen oder auch die Rücknahme der Kündigung und die Weiterbeschäftigung zu erzielen.
Mehr Informationen unter www.JURA.CC oder per Telefon: 0221-95814321
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Die aktuelle Situation bei Volkswagen sorgt für Unruhe und Unsicherheit in der Belegschaft . Die Pläne des Unternehmens, Einsparungen in Höhe von vier Milliarden Euro vorzunehmen, treffen die Mitarbeiter hart. Lohnkürzungen, Nullrunden und Werksschließungen stehen auf der » Giftliste «, die intern diskutiert wird und für große Unzufriedenheit sorgt.
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