INKASSO/FORDERUNGSEINZUG
Wenn der Kunde nicht zahlt: Was können Unternehmen tun?
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Effizientes Mahnwesen und Factoring: Schlüssel zur finanziellen Stabilität in Unternehmen © EBB
Die Leistung wurde erbracht, die Zahlung bleibt jedoch aus. Früher oder später stehen Unternehmen vor diesem Problem. Unbezahlte Rechnungen bringen nicht nur einen bürokratischen Aufwand mit sich. Im Worst Case kann auch die Liquidität des Betriebs gefährdet werden. Daher ist es wichtig, ein effizientes Mahnwesen auf die Beine zu stellen.
Factoring outsourcen: So werden offene Forderungen schnellstmöglich bearbeitet
Das Factoring ist einer der wichtigsten Bereiche im Unternehmen und überwacht fällige Zahlungen. Im hektischen Betriebsalltag kann der Überblick aber schnell verloren gehen. Vor allem KMUs und Einzelunternehmer haben Probleme damit, offene Zahlungen fristgerecht zu mahnen. Im schlimmsten Fall geht eine unbezahlte Rechnung sogar unter und die Leistung wurde kostenlos erbracht. Für viele Betriebe kann es sich daher lohnen, das Factoring an ein Inkassounternehmen auszulagern. So werden offene Beträge fristgerecht gemahnt:
Vor allem im B2C-Bereich zeigen Mahnungen eine starke Wirkung. Viele Privatkunden bekommen es mit der Angst zu tun, wenn die erste Mahnung im Briefkasten landet. Dann wird die Rechnung oft schnellstmöglich beglichen, um sich vor weiteren Konsequenzen schützen zu können.
Aber auch im B2B-Bereich ist das Outsourcing des Factorings sinnvoll. Hier geht es oft um hohe Beträge. Bleiben Zahlungen aus, kann die Liquidität des Unternehmens kurzfristig gefährdet sein. Damit Sie nicht in Zahlungsschwierigkeiten kommen, hilft ein externer Partner bei der Abwicklung der offenen Forderungen.
Die Zahlungsfrist auf der Rechnung: Was es zu beachten gilt
Offene Rechnungen können vor allem für kleine Unternehmen schnell zu einer finanziellen Belastung werden. Damit es jedoch erst gar nicht zu Zahlungsverzögerungen kommt, sollte auf der Rechnung eine klare Frist gesetzt werden.
Grundsätzlich gilt im B2B-Bereich eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Sind keine weiteren Hinweise auf der Rechnung vermerkt, muss der ausstehende Betrag also innerhalb der nächsten 30 Tage eingehen. Unternehmen können ihr Zahlungsziel jedoch individuell anpassen. So kann der 30-Tage-Zeitraum zum Beispiel auch überschritten oder eben verkürzt werden. Dies muss nur deutlich auf der Rechnung angegeben werden.
Im B2C-Bereich wiederum ist die Zahlung in der Regel sofort fällig. Gibt es hier jedoch keine weiteren Vermerke in der Rechnung, gilt wieder ein Zeitraum von 30 Tagen als Zahlungsfrist.
Was passiert, wenn Kunden nicht zahlen?
Das Zahlungsziel ist längst überschritten, doch die Rechnung ist nach wie vor offen? Dann darf das Unternehmen nun offizielle weitere Schritte einleiten:
- Hat der Kunde den offenen Betrag nicht beglichen, so wird nach der Rechnung eine Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung versendet. Für welches Schreiben man sich hier entscheidet, ist Geschmackssache und hängt vom Kundenverhältnis ab. In der Zahlungserinnerung wird der Kunde höflich dazu aufgefordert, den Betrag innerhalb einer bestimmten Frist zu zahlen. 7 bis 14 Tage sind hier in der Regel üblich.
- Wird auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, so folgt die zweite Mahnung. Ab der zweiten Mahnstufe können auch Mahngebühren erhoben werden. Darauf müssen Unternehmen jedoch bereits vorab in den AGB hinweisen. Wie hoch die Mahnspesen ausfallen, bleibt dem Unternehmen selbst überlassen. Beträge bis zu 40 Euro sind jedoch üblich.
- Kommt es auch nach der zweiten Mahnung zu keinem Zahlungseingang, so folgt das dritte und letzte Schreiben. Wird der Betrag nach wie vor nicht beglichen, kann ein Anwalt oder ein Inkassobüro hinzugezogen werden. Manchmal hilft es jedoch auch, den Kunden direkt zu kontaktieren und vielleicht neue Konditionen zu verhandeln.
Experten-Branchenbuch Essentials
- Unbezahlte Rechnungen: Sie verursachen bürokratischen Aufwand und können die Liquidität eines Unternehmens gefährden.
- Factoring Outsourcing: Übertragen des Factorings an ein Inkassounternehmen kann effektiv sein, besonders in KMUs und für Einzelunternehmer.
- Wirkung von Mahnungen: Im B2C-Bereich können Mahnungen eine starke Wirkung zeigen und zur schnellen Zahlung führen.
- B2B-Bereich: Outsourcing des Factorings kann hier bei hohen Beträgen entscheidend sein, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden.
- Zahlungsfrist auf Rechnungen: Im B2B üblicherweise 30 Tage, anpassbar durch Unternehmen; im B2C oft sofort fällig.
- Prozess bei Nichtzahlung: Versand einer Zahlungserinnerung oder ersten Mahnung, gefolgt von weiteren Mahnstufen und eventuell Inkasso oder rechtlichen Schritten.
Die Burgschild GmbH aus Offenbach am Main verschickte ein Schreiben mit einer Zahlungsaufforderung im Auftrag der DigiRights Administration GmbH aus Darmstadt. Grund für das Schreiben sind angebliche Ansprüche aus Urheberrechtsverletzungen .
Inhalt des Schreibens:
Durch das Schreiben fordert die Burgschild GmbH den Adressaten zur Zahlung von angeblich offenen Forderungen auf. Die Burgschild GmbH sei von der DigiRights Administration GmbH mit dem Einzug der noch offenen Forderungen beauftragt worden. Dem Schreiben wären schon mehrere Mahnungen voraus gegangen auf diese hin sei aber nie gezahlt worden.
Forderungen aus dem Schreiben:
Der Adressat des Schreibens wird aufgefordert einen Betrag in ... 
Karlsruhe (jur). Der Bundesgerichtshof (BGH) hat den Weg für die Diesel-Sammelklage eines Inkassodienstleisters für über 2.000 VW-Kunden in der Schweiz freigemacht. Die Klage ist auch ohne eine besondere Erlaubnis für „Rechtsdienstleistungen in einem ausländischen Recht“ zulässig, urteilte der BGH am Montag, 13. Juni 2022, in Karlsruhe (Az.: VIa ZR 418/21).
Auch in der Schweiz fordern zahlreiche VW-Kunden Schadenersatz wegen der Abgasmanipulationen des Konzerns. In dem nun entschiedenen Musterfall geht es um einen VW Tiguan mit dem abgasmanipulierten Dieselmotor EA 189. Wie zahlreiche weitere VW-Kunden hat auch hier der Autofahrer seine Rechte an den Düsseldorfer ...